Aday teklifi kabul ettikten sonra başlayan mesaiyi hepimiz biliriz. Kimlik fotokopisi, diploma, sağlık raporu, IBAN, ikametgâh… toplamak. Hem aday hem de İK için pek çok git-gele sebep olan ve vakit alan süreçlerden biri.
Bu yazıda işe alımın bu görünmeyen yüküne, işe giriş evrakı toplamaya bakmak istiyoruz: ne kadar zaman alıyor, neden riskli ve Jobnest.ai'daki evrak toplama özelliği bu işi nasıl düzenliyor.
İşe giriş evrakı neden ertelenemez?
Evrak toplamak "bir ara hallederiz" denebilecek bir iş değil. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesine göre işveren her çalışan için bir özlük dosyası düzenlemek ve bu dosyada çalışanın kimlik bilgileriyle birlikte kanunlar gereği düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı saklamak zorunda.
Zamanlama da sıkı. 5510 sayılı Kanun'un 8. maddesine göre işveren, çalışanı sigortalılık başlangıcından önce, yani işe başlamadan önce, işe giriş bildirgesiyle SGK'ya bildirmek zorunda. İnşaat, balıkçılık ve tarım gibi bazı işyerlerinde bu süre en geç çalışmaya başlanan gün. Yani adayın bilgileri ilk iş gününden önce tamam olmalı.
Elle girilen her bir bilgi kaydı yaklaşık 20 dakika sürüyor
Peki bu iş ne kadar zaman alıyor? EY'nin ABD merkezli, 250-4.999 çalışanlı şirketlerde İK ve yönetim tarafında çalışan 500 kişiyle yaptığı 2025 İK benchmark araştırmasına göre işe alım sonrası her bir bilgiyi sisteme elle işlemek ortalama 18-20 dakika sürüyor.
Örneğin iş sözleşmesini sisteme kaydetmek ortalama 19 dakika alıyor ve bu kayıtların yüzde 20'sinde hata çıkıyor. Hatayı düzeltmek de ortalama 16 dakika daha. İletişim bilgilerini girmek 18 dakika, hata oranı yüzde 14.
Bunlar ABD verisi ve formlar farklı, ama mantık aynı. Tek bir yeni çalışan için onlarca dakika; 50 kişilik bir vardiya alımında ise günler.
Bir de aday tarafı var. Teklifi kabul etmiş biri için ilk haftalar şirketi tanıdığı dönem. Aynı belgeyi üç kez istemek, kaybolan bir dosya için aramak, "bize bir de bunu getirin" demek, daha ilk günden dağınık bir şirket izlenimi bırakıyor. Toplu alımlarda ise bu dağınıklık, işe başlamadan vazgeçen adaylara bile dönüşebilir.
Jobnest.ai'da evrak toplama nasıl çalışıyor?
Evrak listesi pozisyona bağlı. Her pozisyon ya da aşama için zorunlu ve opsiyonel belgeleri bir kez tanımlıyorsunuz.
Aday kendi yüklüyor. Aday güvenli bir link ya da portal üzerinden belgelerini yüklüyor; İK'nın tek tek e-posta kovalaması gerekmiyor.
İK kontrol ediyor. Eksik ya da hatalı belge varsa sistemden yeniden isteniyor.
Eksikler görünür. Hangi adayın hangi belgesi eksik, listede kırmızı görünüyor. "Bu adayın evrakı tamam mı?" sorusu teklif gününde ortaya çıkmıyor.
Aday ve İK mesajlaşabilir: Sadece bu evrak toplama süreci için adayla İK’nın mesajlaşabileceği portaldan soru-cevap yapılabilir.
ATS ile aynı kart. Belgeler aday ya da çalışan kartına bağlanıyor. İsterseniz ATS'teki aşamayı "belge tamam" kuralına bağlayıp evrak tamamlanmadan ilerlemeyi engelleyebiliyorsunuz.
Yetkisi olan görüyor. Erişim rol bazlı; hassas dosyaları yalnızca yetki verilen kişiler görüyor, veriler KVKK çerçevesinde işleniyor.
Sonuç
Evrak toplamak işe alımın en az konuşulan ama en çok vakit alan adımlarından biri. Bu işi e-posta eklerinden ve sohbet gruplarından çıkarıp tek bir aday kartına taşıdığınızda hem İK'nın saatleri geri geliyor hem de hassas veri kontrol altına giriyor. Detaylar için evrak toplama ve ATS sayfalarımıza göz atabilirsiniz.
Kaynakça
4857 sayılı İş Kanunu, madde 75 (İşçi özlük dosyası). Mevzuat Bilgi Sistemi (PDF).
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, madde 8 (Sigortalı bildirimi ve tescili). Mevzuat Bilgi Sistemi (PDF).
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, madde 6 (Özel nitelikli kişisel veriler). Mevzuat Bilgi Sistemi (PDF).
EY (2025). Estimating Labor and Non-Labor Costs Associated with Common HR Functions/Tasks (PDF).
